למי נחוץ מוקד תיאום פגישות ומה היתרונות שלו?

מהו תיאום פגישות?

תיאום פגישות הוא תהליך בו נציג טלפוני יוצר פגישה בזמן ובמקום שמתאימים ללקוח ולבעל העסק לצורך קידום סגירת עסקה, לגבי מכירה, שירות, הכשרה, לימודים טיפולים וכד'

פגישות יכולות להיות מסוגים שונים:

• פגישות הדגמה ומכירה – למשל בסוכנות רכב,  בחנויות למוצרי חשמל לבית וכד'
• תורים לטיפולים – למשל מדקרים, מסאג'ים, טיפולי יופי וכד'
• פגישות עסקיות – אנשי ביטוח, יועצים לעסקים ולאנשים פרטיים
• פגישות עם בעלי מקצוע – לקבלת חוות דעת או הצעות מחיר
• פגישות ייעוץ – ללימודים, לפתיחת עסק וכד'
• תורים לרופאים מומחים, מרפאות וכו'
• ועוד ועוד

נציג תיאום פגישות חוזר לפונים שהשאירו פרטים או יוזם בעצמו פנייה ללקוחות פוטנציאליים לצורך תיאום פגישה.

מה ההבדל בין מוקד תיאום פגישות למוקד מכירות טלפוני? 

למעשה, במוקד מכירות טלפוני סוגרים את העסקה – מכירת מוצר או שירות –  בטלפון. 

מוקד תיאום פגישות מקצועי  הוא חולייה חשובה בשרשרת, שסופה פגישה של בעל העסק או עובדיו עם הלקוחות  פנים אל פנים 

בשונה ממכירות טלפוניות, תיאום פגישות הוא חלק מתהליך שנועד לחשוף את הלקוח לנותן השירות או מספק המוצר מולו תתבצע העסקה. עוד בטרם נקבעה הפגישה.

נציג תיאום פגישות חייב להיות מקצועי ומיומן כך שיוכל לשכנע את הלקוח המתעניין לתאם פגישה קרובה ומשמעותית. במהלך שיחת תיאום פגישות הנציג צריך להיות אדיב נעים, שירותי ובעל ידע, כך שיוכל לענות כראוי על שאלות תהיות ובעיות ולספק מענה ראוי ומלא לכל לקוח.

בדרך כלל, במקרה של תיאום פגישות נחזור לאנשים שהשאירו פרטים וביקשו לדעת עוד. לא תמיד הם זוכרים  איזו מודעה ראו ועל איזה קישור לחצו, איפה השאירו פרטים וממה התלהבו כשעשו זאת. מטרת השימוש בנציג תיאום הפגישות היא לחזור ולהלהיב אותם, להזכיר להם על מה ולמה השאירו פרטים מלכתחילה ולמה כדאי להם להתקדם לעבר פגישה.

למה כדאי להשתמש  במוקד תיאום פגישות?

בעלי עסקים שוגים לעיתים לחשוב שדי בכך שמזכירת העסק למשל, תקבע פגישות מכירה. אולם, אופציה זאת מתאימה לעסק קטן מאוד ותתקשה להגדיל את כמות המכירות.

עסק  שמחפש חשיפה, ריבוי פגישות ואפשרות לסגור יותר עסקאות יעשה בחוכמה אם ישתמש בשירותיו של מוקד תיאום פגישות מקצועי ויאפשר למזכירות ולעובדים בעסק שלו להתמקד בעבודתם המקצועית.

לדוגמה:

חברת ביטוח שרוצה להציע ללקוחת קיימים וחדשים הצעות לביטוחים מסוג חדש, שתשמש במוקד תיאום פגישות מקצועי, תוכל לדאוג לכך שזמנם של סוכני הביטוח יוקדש לפגישות פוריות עם הלקוחות ולא להתעסקות ביומנים וקביעת פגישות. 

מוקד תיאום פגישות מקצועי יחתור לקביעת כמה שיותר פגישות מדויקות עם לקוחות מעוניינים.  מוקד כזה ייתן ללקוחות הרלוונטיים מידע ופרטים שיקרבו אותם לסגירת עסקה, ויוכל לסנן לקוחות לא מתאימים מסיבות שונות (למשל, אנשים שרוצים לדעת באופן כללי, לא הבינו את הפרסום, לא מתאימים להם המיקום, המחיר, התנאים וכד'), ובכך יחסוך לעסק זמן והתעסקות מיותרים.

ניתן לפרט את היתרונות של מוקד תיאום פגישות מקצועי לעסק כך:

• יש בו אנשי מקצוע שמורגלים לתת שירות, להקשיב ללקוחות ולהשיב על שאלות.
• אנשי המוקד מיומנים ביצירת קשר אישי שמשרה אמון וביטחון אצל הלקוחות ובכך פותחים פתח להמשך.
• אנשי מוקד תיאום פגישות מקצועי מיומנים ביצירת עניין אצל הלקוחות, במתן מענה להתנגדויות ובטיפול בלקוחות שמהססים או לא בטוחים.
• אנשי המוקד מכירים היטב את הנושא בו הם עוסקים, ומתמחים בו כך שהמענה ללקוחות והפנייה ללקוחות חדשים נעשים באופן הטוב ביותר.
• אנשי המוקד חוסכים לעסק זמן והתעסקות מיותרת במיון הפניות לכאלה שעשויות להניב תוצאות חיוביות, ולכאלה שהן פניות סרק ולא מתאימות למה שהעסק מציע.
• אנשי המוקד המקצועי יחזרו בהקדם לכל פנייה ולא יניחו לפונים לשכוח מהעניין. הם יקפידו לחזור לפונים שמבקשים לדבר במועד אחר, ויידעו לשלוח מידע נוסף למי שמבקש, ולחזור אליו בתזמון הנכון.

בנוסף, מוקד תיאום פגישות מקצועי יוכל לספק לבעל העסק סיכום מדויק בסוף כל יום עבודה לגבי השיחות שבוצעו – כמה, עם מי, מה נסגר, מה במעקב ואילו פגישות נקבעו ומתי.

השקיפות הזאת והנתונים הסטטיסטיים יעזרו לבעל העסק לדייק את עצמו ולכוון את המשך דרכו –

• האם לפרסם יותר (כשאין די פונים) או פחות (כשאין די זמן לפגוש את כל המתעניינים)
• האם להתמקד באוכלוסיות מסוימות (שהביעו יותר עניין) ולוותר על אחרות (שמהן לא הצליחו להניב פגישות)
• מה קורץ לאנשים ומה מרתיע אותם בפרסום, במוצר או בשירות המוצעים להם
• האם כדאי להציע עוד שירותים או מוצרים לפי דרישת הלקוחות ועוד

אנחנו בחברת היתרון היחסי בע"מ מציעים מוקד תיאום פגישות מקצועי ומיומן שיוכל לספק לך שקט נפשי לטפל בנושאי הליבה של העסק שלך, לחסוך לך זמן וכסף, להרחיב את מעגל לקוחותיך ואת שביעות רצונם ולייצר לך יותר פגישות מדויקות ומניבות